Unterschrift in PDF und Word einfügen: am Computer, Mac und Handy
Ein Formular soll unterschrieben zurück, der Drucker streikt, und Scannen dauert ewig. Mit einer digitalen Unterschrift ist das in wenigen Minuten erledigt – am Computer genauso wie am Handy.
1 PNGreicht für PDF, Word und E-Mail
Kurz gesagt. Am einfachsten erstellst du deine Unterschrift einmal als PNG mit transparentem Hintergrund und setzt sie dann überall ein. Im kostenlosen Adobe Acrobat Reader geht das über „Ausfüllen und unterschreiben“, am Mac in der Vorschau über die Markierungswerkzeuge, am iPhone über die Markieren-Funktion und in Word über Einfügen und Bilder. Rechtlich ist eine eingefügte Unterschrift eine einfache elektronische Signatur. Sie reicht für viele formfreie Vereinbarungen, aber nicht dort, wo das Gesetz die Schriftform verlangt.
Einmal erstellen, überall einsetzen
Eine Unterschrift als Bild ist schnell gemacht: auf weißem Papier unterschreiben und fotografieren, oder direkt am Bildschirm mit Maus, Finger oder Stift. Wichtig ist ein transparenter Hintergrund, sonst liegt ein weißer Kasten über Linien und Text des Dokuments.
Mit dem Werkzeug Unterschrift erstellen unterschreibst du im Browser, und die Linie wird je nach Tempo dünner oder kräftiger wie mit einem echten Stift. Heraus kommt ein PNG mit transparentem Hintergrund, zugeschnitten auf die Unterschrift. Nichts wird hochgeladen.
In ein PDF einfügen mit Adobe Acrobat Reader
Der kostenlose Acrobat Reader kann PDFs unterschreiben, ohne dass du etwas dazukaufen musst:
- PDF im Acrobat Reader öffnen.
- Das Werkzeug Ausfüllen und unterschreiben wählen, dann Unterschreiben und Unterschrift hinzufügen.
- Bild auswählen und dein PNG laden. Acrobat merkt sich die Unterschrift für das nächste Mal.
- Die Unterschrift an die richtige Stelle ziehen, die Größe anpassen und das PDF speichern.
Am Mac mit der Vorschau
Die Vorschau am Mac unterschreibt PDFs ohne zusätzliches Programm. Öffne das PDF, blende die Markierungswerkzeuge ein und klicke auf das Symbol für Signaturen. Dort legst du eine Unterschrift mit dem Trackpad, der Kamera oder dem iPhone an und setzt sie ins Dokument.
Ein fertiges PNG übernimmt die Vorschau nicht als Signatur. Wenn du deine Unterschrift als Datei verwenden willst, nimm dafür den Acrobat Reader.
Am iPhone und iPad
Öffne das PDF in der Dateien-App oder als Mail-Anhang und tippe auf das Markieren-Symbol, den Stift im Kreis. Über das Plus kommst du zu Signatur hinzufügen und unterschreibst direkt mit dem Finger. Die Unterschrift bleibt für spätere Dokumente gespeichert.
Auf Android-Handys bieten viele PDF-Apps eine ähnliche Funktion, darunter der Acrobat Reader für Android.
In Word einfügen
In Word ist die Unterschrift ein ganz normales Bild:
- Im Menü Einfügen auf Bilder klicken und das PNG wählen.
- Unter Textumbruch die Option Vor den Text einstellen. Dann lässt sich die Unterschrift frei verschieben und über eine Linie legen.
- Die Größe an den Ecken ziehen, nicht an den Seiten, damit sie nicht verzerrt.
- Als PDF speichern, bevor du das Dokument verschickst. So bleibt alles an seinem Platz.
Reicht eine eingefügte Unterschrift?
Eine Unterschrift als Bild ist rechtlich eine einfache elektronische Signatur. Für viele alltägliche Vereinbarungen ohne Formvorschrift reicht das, etwa für Angebote, Auftragsbestätigungen oder Formulare, die nur eine Bestätigung brauchen.
Wo das Gesetz die Schriftform verlangt, reicht sie nicht. Dann braucht es in der Regel die eigenhändige Unterschrift auf Papier; eine qualifizierte elektronische Signatur über einen zugelassenen Anbieter ersetzt sie nur, wo das Gesetz es erlaubt. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen (§ 623 BGB), dort gilt nur Papier mit Handunterschrift. Im Zweifel fragst du vorher nach; dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Sorgsam mit der Datei umgehen
Deine Unterschrift als Datei ist so persönlich wie ein Schlüssel:
- Nicht öffentlich ablegen
- Keine Unterschrift auf der Website oder in geteilten Ordnern.
- Nur dort einsetzen,
- Wo du auch auf Papier unterschreiben würdest.
- Als PDF verschicken
- Dort sitzt die Unterschrift fester als in einer bearbeitbaren Word-Datei.
Häufige Fragen.
Wie füge ich meine Unterschrift in ein PDF ein?
Im kostenlosen Adobe Acrobat Reader über Ausfüllen und unterschreiben, dann Unterschreiben und Bild. Am Mac geht es auch in der Vorschau, am iPhone über die Markieren-Funktion.
Kann ich eine Unterschrift ohne Adobe einfügen?
Ja. Am Mac mit der Vorschau, am iPhone und iPad mit der Markieren-Funktion. Am Windows-PC brauchst du ein PDF-Programm; viele haben eine eigene Unterschriftenfunktion.
Wie bekomme ich einen transparenten Hintergrund für meine Unterschrift?
Am einfachsten, indem du direkt digital unterschreibst, etwa mit einem Unterschriften-Werkzeug im Browser, das ein PNG mit transparentem Hintergrund liefert. Ein Foto vom Papier müsstest du sonst erst freistellen.
Ist eine eingefügte Unterschrift rechtsgültig?
Sie ist eine einfache elektronische Signatur und reicht für viele formfreie Vereinbarungen. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, reicht sie nicht. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zum Beispiel ist die elektronische Form ausgeschlossen (§ 623 BGB), dort gilt nur die Unterschrift auf Papier.
Wie füge ich eine Unterschrift in Word ein?
Über Einfügen und Bilder das PNG einsetzen, dann unter Textumbruch die Option Vor den Text wählen und die Unterschrift an die richtige Stelle ziehen.
Welche Farbe sollte eine digitale Unterschrift haben?
Blau wirkt auf ausgedruckten Dokumenten natürlich und hebt sich vom schwarzen Text ab. Schwarz ist neutral und kopiert sich am saubersten.