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E-Mail-Signatur erstellen.

Formular ausfüllen, Vorlage wählen, kopieren, einfügen. Deine Signatur sieht in Gmail, Outlook und Apple Mail gleich aus – mit Logo, Links und den Angaben, die das Gesetz für Firmen verlangt.

Werkzeug

Du und dein Betrieb

Logo

optional
120 px

E-Mail-Programme laden Bilder aus dem Internet, eingebettete Bilder landen oft als Anhang. Liegt dein Logo auf deiner Website, klick dort mit der rechten Maustaste drauf und wähle „Bildadresse kopieren“. Keine Website? Den ersten Entwurf baue ich dir kostenlos.

Gestaltung

Akzentfarbe
Schriftgröße

Unterschrift von Hand

In der Vorschau siehst du die Unterschrift sofort. In die kopierte Signatur kommt sie nur über eine Bildadresse, weil Mailprogramme eingebettete Bilder oft verwerfen. Alternativ fügst du das PNG im Signatur-Editor deines Mailprogramms über „Bild einfügen“ ein. Mehr Platz zum Unterschreiben: Unterschrift erstellen.

Social Media und Bewertungen

Als Textlinks statt Symbolbildern: Die kommen in jedem Programm an und landen nicht als Anhang. Den Bewertungslink erzeugst du mit dem Bewertungs-QR-Code-Werkzeug.

Pflichtangaben für Firmen

Eingetragene Kaufleute und Gesellschaften müssen diese Angaben auch in geschäftlichen E-Mails machen, zum Beispiel nach § 37a HGB oder § 35a GmbHG. Ob und welche Angaben für dich gelten, klärst du im Zweifel mit deiner Steuerberatung.

Hinweiszeile

Wird nur in deinem Browser gemerkt

So kommt die Signatur in dein Postfach

  1. Oben auf „Signatur kopieren“ klicken.
  2. In Gmail rechts oben aufs Zahnrad, dann „Alle Einstellungen aufrufen“.
  3. Im Tab „Allgemein“ zu „Signatur“ scrollen, „Neu erstellen“ wählen und mit Strg+V (Mac: ⌘+V) einfügen.
  4. Darunter die Signatur für neue E-Mails und Antworten auswählen und ganz unten „Änderungen speichern“.

Kurz gesagt. Eine gute E-Mail-Signatur sagt in wenigen Zeilen, wer schreibt und wie man dich erreicht.

Mehr dazu

Technisch ist sie ein kleines Stück HTML, und Mailprogramme sind dabei sehr eigen: Sie verstehen nur Tabellen, Inline-Stile, Systemschriften und Bilder, die im Internet liegen. Genau so baut dieser Generator die Signatur – kostenlos, ohne Anmeldung, direkt in deinem Browser.

Was in eine E-Mail-Signatur gehört.

  • Name und Funktion: damit klar ist, wer schreibt.
  • Firma, Telefon, E-Mail, Website: die Wege, auf denen man dich erreicht. Telefonnummern werden automatisch anklickbar.
  • Adresse: für Handwerk und Läden sinnvoll, für reine Online-Arbeit optional.
  • Logo: klein und ruhig. Eine Signatur ist kein Briefkopf.
  • Ein Hinweis mit Link: höchstens einer – etwa zur Terminbuchung oder zu deinen Google-Bewertungen.
  • Pflichtangaben, wenn du im Handelsregister stehst.

Pflichtangaben für Firmen.

Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss auch in geschäftlichen E-Mails bestimmte Angaben machen – genau wie auf dem Geschäftsbrief. Für eingetragene Kaufleute regelt das § 37a HGB, für die GmbH und die UG § 35a GmbHG, für OHG und KG ebenfalls das HGB.

Mehr dazu

Dazu gehören in der Regel die Firma mit Rechtsformzusatz, der Sitz, das Registergericht und die Registernummer, bei der GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer.

Wähle unter „Pflichtangaben für Firmen“ deine Rechtsform, dann zeigt das Formular genau diese Felder. Kleingewerbe und Freiberufler ohne Registereintrag brauchen sie nicht. Das hier ist eine Hilfe beim Ausfüllen, keine Rechtsberatung – im Zweifel fragst du deine Steuerberatung.

Warum Bilder per Adresse und Links als Text.

Mailprogramme gehen mit Bildern sehr unterschiedlich um. Direkt eingebettete Bilder erscheinen bei vielen Empfängern als Anhang oder gar nicht. Deshalb lädt die Signatur das Logo von einer Adresse im Internet, am besten von deiner eigenen Website.

Mehr dazu

Social-Media-Symbole als Bild haben dasselbe Problem und werden oft blockiert, bis der Empfänger Bilder freigibt. Textlinks wie „Instagram“ oder „Bewerte uns auf Google“ kommen dagegen immer an und sind obendrein barrierefrei.

Dunkelmodus: vorher prüfen.

Viele lesen E-Mails im Dunkelmodus. Die Programme hellen dunklen Text dann auf, Bilder bleiben aber, wie sie sind. Ein schwarzes Logo auf transparentem Hintergrund verschwindet so im Dunkeln. Schalte die Vorschau auf „Dunkel“, um das zu prüfen – und nimm im Zweifel eine Logofassung mit weißem oder farbigem Hintergrund.

Noch mehr kostenlos.

Alle kostenlosen Werkzeuge

Häufige Fragen.

Wie füge ich die Signatur in Gmail ein?

Auf „Signatur kopieren“ klicken, in Gmail über das Zahnrad „Alle Einstellungen aufrufen“ öffnen, im Tab „Allgemein“ bei „Signatur“ eine neue anlegen und einfügen. Unten „Änderungen speichern“ nicht vergessen.

Funktioniert die Signatur in Outlook?

Ja. Sie besteht aus Tabellen mit Inline-Stilen, damit kommt auch das klassische Outlook unter Windows zurecht. Wie du sie einfügst, steht in der Anleitung unter dem Generator – getrennt für das neue und das klassische Outlook.

Warum wird mein Logo nicht angezeigt?

Meist, weil die Adresse nicht öffentlich erreichbar ist oder nicht direkt auf die Bilddatei zeigt. Sie muss mit https:// beginnen und auf .png, .jpg oder ähnlich enden. Das Werkzeug prüft die Adresse und sagt dir, ob das Bild lädt. Manche Empfänger blockieren Bilder außerdem, bis sie sie freigeben.

Welche Pflichtangaben braucht meine E-Mail-Signatur?

Das hängt von der Rechtsform ab. Eingetragene Kaufleute und Gesellschaften nennen in der Regel Firma, Sitz, Registergericht und Registernummer, die GmbH zusätzlich alle Geschäftsführer. Kleingewerbe und Freiberufler ohne Registereintrag brauchen diese Angaben nicht. Im Zweifel hilft die Steuerberatung.

Kann ich die Signatur am iPhone verwenden?

Ja, mit Abstrichen: Die Mail-App am iPhone übernimmt Formatierung nur teilweise und zeigt Bilder in Signaturen nicht zuverlässig. Öffne die Seite am iPhone, kopiere die Signatur und füge sie unter Einstellungen → Apps → Mail → Signatur ein.

Werden meine Daten gespeichert?

Nur in deinem eigenen Browser, damit du beim nächsten Besuch weitermachen kannst. Es wird nichts an einen Server gesendet. Wenn du den Browserspeicher löschst, sind die Eingaben weg.

Was kostet der Generator?

Nichts. Keine Anmeldung, kein Abo, kein Hinweis auf VAMELA in deiner Signatur.

Wenn es mehr sein soll als eine Datei.

Die Werkzeuge sind kostenlos und bleiben es. Wenn du es gestaltet haben willst, mache ich das von Hand, aus Haag an der Amper, für Betriebe in ganz Deutschland.

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